Qualitätsmanagement für Unternehmen

Qualitätsmanagement (QM) dient dazu, die Abläufe in Ihrem Unternehmen effizienter und messbar zu machen. Ziele sind die Qualitätssicherung sowie die langfristige Kundenbindung. Die Einführung von Standards nach ISO-Norm erleichtert die Überwachung von Prozessen und führt zu einer kontinuierlichen Qualitätssteigerung. Im Folgenden finden Sie Erklärungen zu den wichtigsten Begriffen und Tools aus dem Bereich des Qualitätsmanagements.

Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagementsysteme – Definition und Nutzen

Qualitätsmanagementsysteme dienen der Qualitätssicherung von Unternehmen und Organisationen. Um Produkte und Dienstleistungen bieten zu können, die den Qualitätsansprüchen des Unternehmens genügen und den Kundenwünschen gerecht werden, müssen Verfahren und Herstellungsprozesse geplant und überwacht werden. Qualitätsmanagementsysteme übernehmen Planung, Aufbau, Durchführung und Kontrolle aller qualitätssichernden Maßnahmen.

Ein gutes Qualitätsmanagement bezieht interne und externe Vorgaben in den Aufbau einer Qualitätssicherung mit ein. Unternehmensziele, -strukturen, -abläufe und die vorhandenen Ressourcen müssen genauso berücksichtigt werden wie Richtlinien oder Normen zu bestimmten Fertigungsprozessen oder Kundenvereinbarungen. Für eine kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensleistungen ist es unerlässlich, dass ein Qualitätsmanagementsystem flexibel auf Änderungen oder Neuerungen reagiert und diese zielgerichtet und zeitnah umsetzen kann.

Der Nutzen von Qualitätsmanagementsystemen liegt in der Optimierung von Prozessen, der Reduzierung von Fehlern und der damit verbundenen Kostenersparnis. Werden Qualitätsstandards eingehalten und eine ständige Verbesserung der Leistung angestrebt, fördert dies zudem das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.

Der Aufbau von Qualitätsmanagementsystemen

Der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems erfordert eine genaue Planung, die in der ISO Norm 9001 definiert ist. Drei Aspekte sollen dabei berücksichtigt werden. Diese sind:

  • Bewertung von Chancen und Risiken
  • Festlegung von Zielen
  • Plan für Änderungen

Der erste Teilbereich der Planung ist die Bewertung von Chancen und Risiken der jeweiligen Prozesse. Sie sollten feststellen, welche Maßnahmen ergriffen werden können und welche Mittel zur Verfügung stehen, um mit Chancen und Risiken umzugehen. Der Maßnahmenplan ist in das QM-System zu integrieren.

Im zweiten Teil geht es um die Festlegung spezifischer Ziele. Diese können zum Beispiel eine Steigerung der Produktqualität, die Etablierung einer neuen Dienstleistung, die Neukundengewinnung oder die Motivationsstärkung von Mitarbeitern sein. Wichtig ist, dass ein Plan zum Erreichen der Ziele erstellt wird. Zielwerte und Messgrößen müssen feststehen, damit eine Kontrolle im Zuge der Qualitätssicherung erfolgen kann.

Der dritte Teil bezieht sich auf die Etablierung eines Plans für notwendige Änderungen. Müssen Änderungen im Qualitätsmanagement erfolgen, sollen diese nach festen Regeln und Abwägung aller Konsequenzen eingeführt werden.

 Haben Sie ein Qualitätsmanagementsystem in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation etabliert, können Sie die Zertifizierung (z. B. nach DIN EN ISO 9001) anstreben. Ein solches Zertifikat kann Wettbewerbsvorteile bedeuten, da es Geschäftspartnern und Kunden bescheinigt, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden und auf eine hohe Produkt- und Dienstleistungsqualität Wert gelegt wird. Auch die Wirksamkeit Ihres QM-Systems wird mit dem Zertifikat bestätigt.

Eine erfolgreiche Zertifizierung ist für drei Jahre gültig. In diesem Zeitraum erfolgt jährlich eine Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems durch die Zertifizierungsstelle. Nach Ablauf der drei Jahre muss eine Re-Zertifizierung erfolgen.

Möchten Sie Ihr QM-System zertifizieren lassen, wählen Sie eine unabhängige und akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft, die in einem zweistufigen Audit die Zertifizierung durchführt. Nach dem Vertragsschluss werden Sie zunächst aufgefordert, eine Selbstbewertung Ihres QM-Systems abzugeben. Dies erfolgt mithilfe eines Fragebogens. Wer sichergehen möchte, dass es mit der Zertifizierung klappt, kann zusätzlich ein Voraudit buchen. Fehler und Schwachstellen, die bei der internen Prüfung nicht aufgefallen sind und die Zertifizierung gefährden könnten, lassen sie sich mit einem Voraudit identifizieren und beheben.

Die eigentliche Zertifizierung erfolgt dann in zwei Schritten durch einen externen Auditor. Im ersten Schritt überprüft dieser die Vollständigkeit der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems. Verläuft die Prüfung zufriedenstellend, erfolgt im zweiten Schritt die Vor-Ort-Besichtigung sowie die Interviews mit allen Prozessbeteiligten. Stellt der Auditor auch in dieser Phase keine Mängel fest, darf das Zertifikat erteilt werden.

Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen

Beratungen zur Etablierung und Verbesserung von Qualitätsmanagementsystemen

Ein gutes Qualitätsmanagementsystem trägt auf lange Sicht zum Unternehmenserfolg bei. Auch wenn Sie noch nicht an eine Zertifizierung denken, sondern zunächst nur an die Planung und Einrichtung einer Qualitätskontrolle, um Ihre Verfahren zu optimieren, kann eine Beratung hilfreich sein. Beratungen zum Qualitätsmanagement können sich auf die Optimierung von Prozessen, die Etablierung eines QM-Systems, die Ausbildung und Qualifizierung von Mitarbeitern sowie auf den Zertifizierungsprozess beziehen.

Ein Qualitätsmanagementsystem muss zum Unternehmen passen. Betriebsgröße, betriebsinterne Abläufe, vorhandene Ressourcen und Unternehmensziele sind wichtige Kriterien, die bei der Planung und Einrichtung von QM-Systemen Berücksichtigung finden müssen. Gerade Unternehmen und Organisationen, die noch keine Erfahrung mit solchen Systemen gemacht haben, können von einer externen Beratung oder von einer Betreuung über den gesamten Prozess hinweg profitieren.

QM-Berater planen mit Ihnen zusammen eine individuelle Qualitätssicherung, die den aktuellen Normen entspricht, übernehmen für Sie die Dokumentation und die Erstellung eines QM-Handbuchs und begleiten Sie – wenn gewünscht – bis zur erfolgreichen Zertifizierung.

Ablauf einer Qualitätsmanagement-Beratung

Um Sie eingehend beraten zu können, wird sich ein Qualitätsmanagement-Berater zunächst einen Überblick über Ihr Unternehmen verschaffen. Verfahren und Herstellungsprozesse werden genau analysiert, in Phasen unterteilt und dokumentiert. Ein Berater wird zudem darauf achten, inwieweit die Prozesse schon den ISO-Normen entsprechen oder ob Erweiterungen eingeführt werden müssen. Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten sollten mit allen Prozessbeteiligten sowie mit den Führungskräften besprochen werden, um gemeinsame Lösungen zu finden, die das Wissen der verschiedenen Bereiche vereinen. Nach erfolgreicher Umsetzung ist das Ziel die Prozessstabilisierung und die Etablierung von Kontrollpunkten und -systemen.

Ein QM-Beratungsservice bietet häufig auch Lehrgänge oder Seminare an, in denen sich Interessierte zu qualifiziertem Fachpersonal für die Qualitätssicherung ausbilden lassen können. Verfügt ein Unternehmen über interne Qualitätsmanager oder Prozessauditoren, gelten diese als Ansprechpartner für alle Themen der Qualitätssicherung. Zudem sorgen sie für eine strukturierte Überwachung der Prozesse und führen interne Audits durch. QM-Berater helfen Ihnen hier bei der richtigen Durchführung von Prozessaudits und bereiten Sie auf die Zertifizierung vor.

Was zeichnet gute QM-Berater aus?

Suchen Sie nach einer guten QM-Beratung für Ihr Unternehmen, sollten Sie auf ein paar Dinge achten! Dazu gehört zum Beispiel die Erfahrung der Berater. QM-Berater, die schon viele Unternehmen betreut und erfolgreich zu einer ISO 9001-Zertifizierung geführt haben, sind mit den unterschiedlichsten Anforderungen vertraut.

Weiterhin sollte Ihre beratende Firma mit Ihnen an einer Qualitätssicherung arbeiten, die Ihre individuelle Unternehmenssituation berücksichtigt. Die Beratung muss auf Ihren Bedarf zugeschnitten sein. Benötigen Sie ausschließlich Hilfe bei der Optimierung von bestimmten Prozessen oder erwarten Sie die Betreuung von der Planung eines QM-Systems bis zur Zertifizierung? Zudem ist wichtig, ob Sie begleitend eine Schulung Ihrer Mitarbeiter wünschen und ob die gewählte QM-Beratung dies leisten kann.

Eine gute Kommunikation sollte in jeder Phase der Beratung gegeben sein. Bindet der Berater von Beginn an alle Mitarbeiter in die Etablierung des neuen Systems ein, kann dies die Motivation für die Mitwirkung bei der Qualitätssicherung stärken. Ein guter Berater wird Sie mit den Anforderungen der ISO-Normen vertraut machen und Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie diese erfolgversprechend umsetzen.

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